5 Claves para un onboarding exitoso en tu empresa

Con el auge del teletrabajo, a muchas empresas se les ha complicado la tarea de preparar a sus nuevos empleados para iniciar en sus cargos de forma exitosa, porque carecen de un buen plan de onboarding. El programa de onboarding o inducción tradicional suele ser preparado por Recursos Humanos, y preferiblemente por alguien especializado en Aprendizaje y Desarrollo (Learning & Development) profesional de los empleados, aunque este no siempre es el caso, y termine en manos del equipo de Operaciones. Según un informe de Harvard Business Review, un programa de onboarding promedio dura 90 días, y el mismo puede marcar la diferencia entre una alta rotación de personal en los primeros 18 meses de haber sido contratados o tener empleados contentos y comprometidos a mediano y largo plazo con la organización. El día de hoy explicaré cuáles son los 5 elementos clave para iniciar a tus nuevos empleados remotos de forma efectiva, y cómo crear un proceso de onboarding para tu empresa.

Cómo crear un proceso de onboarding para tu empresa

1. Define el objetivo:

Cualquier programa educativo requiere un objetivo general claro de lo que se espera que el estudiante aprenda durante el curso, y los objetivos específicos que pueden incluir: adquisición de nuevas habilidades, uso especializado de una herramienta, conocimiento de los departamentos de la empresa, etc. El el objetivo general del programa de inducción de tu empresa puede ser el mismo para todos los empleados, pero los objetivos específicos van a (y deben) variar dependiendo de quién estará tomando esta capacitación. No vale la pena que un experto en UX tome el curso de inducción para el personal de finanzas o de nómina. Un método muy utilizado en las empresas de tecnología es crear metas SMART:

• S = Specific / Específicas
• M= Measurable / Medibles
• A = Achievable  / Alcanzables
• R = Relevant / Relevantes
• T = Time-bound / Dentro de un período de tiempo determinado

Este método contribuye a crear objetivos sin caer en la distracción o la ambigüedad ya que los mismos deben cumplir con los puntos arriba mencionados para que el empleado adquiera los conocimientos necesarios para tener un buen desempeño en su cargo.

2. Planifica la duración del onboarding

Cuando tengas claro el punto anterior, podrás estimar el tiempo que debe durar el programa de iniciación de acuerdo a las necesidades de la empresa y las metas del cargo para el que fue contratado el empleado. Este puede variar entre un par de días a 30, 45 o 60 días, dependiendo de los siguientes factores:

• El tamaño de la empresa
• La complejidad del trabajo a realizar
• Las responsabilidades que tendrá el empleado
• Las metas a 6 y 12 meses de la empresa y
• Las expectativas de logro de objetivos para el cargo.

Pero no te asustes, que cuando digo 30, 45 o 60 días, es porque el contenido y las actividades deben estar organizadas por día y por semana, para que el nuevo empleado vaya digiriendo toda la información al tiempo que se familiariza con el resto del personal, y sus responsabilidades. De nada sirve planear un onboarding de 1 semana, con el mínimo de información, y ninguna interacción con el personal o la empresa; sobre todo si es 100% online o para empleados 100% remotos porque terminarás creando inseguridad en el empleado, apatía y desconexión con la empresa y estarás garantizando una alta rotación de personal en tu empresa. Como dije anteriormente, se estima que el programa promedio de inducción dura unos 90 días, y es porque además del aprendizaje, el empleado atravesará por un período de adaptación a la empresa, su cultura de trabajo, el cargo y a sus colegas. Si el empleado viene de un sector distinto, su período de adaptación puede extenderse de 6 meses a 12. 

3. Crea el plan de contenidos

Lo ideal es llevar al empleado a través de un ciclo que vaya desde la introducción a la empresa hasta los detalles específicos de su cargo. Para ello, te recomiendo dividir el contenido de la siguiente manera:

• Información de la empresa: su misión, visión, valores, normas, políticas, dónde solicitar información, estructura organizacional, metas del año.
• Información del departamento: misión del departamento, estructura y subdivisiones (si las hay), cómo el departamento contribuye al logro de metas de la empresa, cómo interactúa con otros departamentos en la empresa.
• Información del equipo: misión del equipo, estructura y subdivisiones (si las hay), cómo él contribuye al logro de metas del departamento, cómo interactúa con otros equipos y departamentos en la empresa; además de actividades de interacción con miembros del equipo.
• Información del cargo, responsabilidades, expectativas, metas, definición de logro de metas, y línea de mando.
• Reuniones con representantes de otros departamentos clave para la realización del trabajo
• Cursos y capacitaciones adicionales
• Recursos adicionales

Te recomiendo que sometas tu plan de contenidos a aprobación por 1 representante de recursos humanos, 1 del departamento contratante y 1 el gerente o supervisor del empleado, y no más, porque si agregas a más personas a la línea de aprobación, no terminarás jamás.

4. Crea cada contenido

Los contenidos de tu plan de inducción deben ser variados e interactivos, para poder abordar las distintas formas de aprendizaje y aumentar los niveles de retención de los estudiantes. Las formas de aprendizaje más comunes incluyen:

• Escrito: material escrito en físico y digital
• Audiovisual: Video
• Sonoro: sólo audios
• Kinestésico: Involucra movimiento y acción
• Actividades de trabajo en equipo y de interacción social entre colegas

Un programa de onboarding equilibrado, incluye todos estos formatos para garantizar que cada estudiante pueda aprender de la mejor manera, con el uso de todos sus sentidos y habilidades. Esta parte es la que más dolores de cabeza genera a las empresas, porque la mayoría de las personas que enseñan en los programas de inducción no tienen estudios o preparación en educación o técnicas de pedagogía, y ni hablar de conocimientos sobre enseñanza online o grabación de videos educativos.  A continuación te dejo algunas de las muchísimas herramientas, que puedes usar para poder crear un programa de inducción online a muy bajo costo:  Plataformas para crear cursos online: Puedes crear cursos divididos por clase, por nivel, por curso, o por capítulo. Separar a los estudiantes por programa, asignar pequeñas pruebas de conocimiento, y evaluar a cada estudiante. 

• Google Classroom (disponible en varios idiomas)
• Hotmart (disponible en varios idiomas)
• Kajabi (inglés)
• Thinkific (inglés)

Herramientas para grabar tu clase: Estas te permiten compartir tu pantalla y grabar tu clase en vídeo mientras muestras el material de la clase. 

• Zoom
• Loom
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Teléfono móvil para grabar vídeos o audios
• Big Vu para teleprompter
• Youtube o Vimeo para subir tus videos a las plataformas del curso.

Te recomiendo aplicar técnicas de micro-aprendizaje e incluir algún tipo de evaluación de conocimiento en el programa para que el mismo no se haga tedioso, y que el estudiante vea un progreso. 

5. Métricas

Los programas de inducción son entes vivos que cambiarán a medida que cambie la empresa y que deben actualizarse al menos cada 6 meses, para que la información se mantenga relevante para los nuevos empleados.  Entre las métricas que debes recolectar para evaluar la efectividad de tu plan de onboarding tenemos: 

• Tasa de culminación del programa: cuántos empleados terminan el contenido asignado.
• Tasa de aprobación de las evaluaciones: cuál es la nota mínima que deben alcanzar los estudiantes para aprobar el curso.
• ¿Qué formato prefieren los estudiantes? Video? Texto? audio? una mezcla de estos? 
• ¿Se siente el empleado en capacidad de empezar en su nuevo cargo? Si? No? ¿Qué le falta? 
• ¿Las expectativas y descripción del cargo y responsabilidades han quedado claras? Si? No? ¿Qué le falta? 
• Tasa de retención: ¿cuántos empleados permanecen en la empresa después de completar el programa de capacitación? después de 6 meses, después de 1 año.
• Desempeño en el trabajo: evaluar el rendimiento de los empleados en su trabajo después de completar la capacitación, evaluar a 3, 6, 9 y 12 meses.
• Satisfacción de los empleados: medir la satisfacción de los empleados con respecto al programa de capacitación y su nivel de compromiso con la empresa.
• Tiempo para alcanzar objetivos: medir el tiempo que les toma a los empleados alcanzar los objetivos establecidos después de completar la capacitación, evaluar a 3, 6, 9 y 12 meses.
• Retroalimentación del gerente: evaluar la retroalimentación de los gerentes sobre el desempeño de los empleados después de completar la capacitación.
• Incluir un espacio de sugerencias de los empleados y reenviarlo a los 6 y 12 meses de haber iniciado en el cargo.

Puedes usar Google Forms para crear una encuesta de satisfacción o alguna otra herramienta que te permita hacer encuestas y recolectar la información numérica. No existe una fórmula única que aplique a todas las empresas. Cada plan de onboarding debe diseñarse de forma personalizada para cada una independientemente de su modelo de negocio.  Las empresas que aun trabajan 100% presencial tienen el beneficio de que la interacción humana se hace en persona, las híbridas pueden aprovechar lo mejor de ambos mundos, y las 100% remotas, tienen grados de complejidad algo mayores a la hora de hacer un plan de inducción eficiente, que genere empleados comprometidos.  Espero que esta guía te sirva como inicio para crear un plan que se adapte a las necesidades de tu empresa, y aporte valor a tus nuevos empleados. Déjame saber qué te ha parecido en los comentarios.